viernes, 7 de diciembre de 2012

Dos elementos esenciales de la organización


Para definir los elementos esenciales de la organización, antes debemos conocer qué es la organización y cómo la definían algunos autores. Así veremos desde distintos puntos de vista, la idea de organización, ampliando nuestro significado del término.

Autores como Simón Andrade Espinoza, dicen que la organización es "la acción y el efecto de articular, disponer y hacer operativos un conjunto de medios, factores o elementos para la consecución de un fin concreto". Otros autores, complementan la definición, como la aportación en conjunto de diversos autores como Porter, Lawler y Hackman. En ella, estos autores afirman que: “las organizaciones están compuestas de individuos o grupos, en vistas a conseguir ciertos fines y objetivos, por medio de funciones diferenciadas que se procura que estén racionalmente coordinadas y dirigidas y con una cierta continuidad a través del tiempo” 

Si nos fijamos en instituciones, podemos citar la de American Marketing Association (A.M.A.) sobre la organización: "cuando es utilizada como sustantivo, implica la estructura dentro de la cual, las personas son asignadas a posiciones y su trabajo es coordinado para realizar planes y alcanzar metas". Otra definición es la incorporada en el Diccionario de la Real Academia Española, mencionando que la organización es una "asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de determinados fines" 

Con estas definiciones podemos sacar los elementos necesarios para que una organización se considere como tal. Para ello debe poseer los siguientes elementos: un grupo humano, recursos y uno fines y objetivos por alcanzar.

La combinación de estos elementos, haciendo que la relación se lleve a cabo resaltando sus características diferenciadoras , de tal manera que si no coexisten no se trate de una organización, hablamos de: la división del trabajo, el proceso de dirección y la posibilidad de remoción y sustitución  del recurso humano. Para que estos elementos puedan combinarse, deben existir con orden cronológico, las siguientes partes de la organización:

-la existencia de un objetivo común
-un conjunto de hombres y medios
-existencia de un esfuerzo combinado
-sistema de Dependencias y Relaciones

De la manera en la que estén combinadas las anteriores partes, poseyendo un equilibrio eficiente y eficaz respecto al entorno, podremos asegurar una buena organización para la empresa.

1. La existencia de un objetivo común

Elemento primordial, que proporciona la identidad a una empresa. El objetivo aúna los intereses y capacidades de cada trabajador, encauzándolos hacia una dirección común entre la empresa y sus trabajadores.

El objetivo, rara vez se suele adoptar después de forma que se forme la asociación, lo más común es tener primero el objetivo y después formar la asociación. En caso contrario, primero se asociarían las personas y posteriormente dirigirían el conjunto de sus esfuerzos a un fin común.

No siempre, todos los trabajadores comparten el objetivo de la empresa, de hecho lo raro es que el conjunto al completo posea el mismo pensamiento.

Otro dato a tener en cuenta es que el objetivo, va evolucionando respecto al entorno en el que se encuentra y el tiempo transcurrido.  Según vaya avanzando la empresa, alcance o no el objetivo, este va cambiando y adaptándose a las circunstancias actuales.

2. Un conjunto de hombres y medios.

Detrás del objetivo se encuentra la asociación formada por personas y el conjunto de medios técnicos, financieros y competentes que forman la organización por definición.
En el caso de las personas, están adheridas a la empresa por contrato expresamente voluntario, y nadie les obliga a haber elegido dicha empresa. Una vez pertenezca a la asociación, tiene unos derechos y deberes impuestos que debe cumplir como fin al objetivo común.
Los medios que conforman la empresa, son adquiridos y utilizados dependiendo de la necesidad de la empresa para perseguir su objetivo.

3. Existencia de un esfuerzo combinado

            Consiste en una combinación medida y estudiada del conjunto de personas y medios, de manera que la coexistencia mutua guie al éxito y por consiguiente al logro del objetivo. Esto se lleva a cabo mediante una compensación regulada, complementando las carencias de ambos. Todo ello se resume, en que el ambos elementos, tanto el humano como el de medios, en un conjunto ordenado y complementario, pueden hacer cumplir su objetivo.

4. Sistema de Dependencias y Relaciones.

            El último y más importante elemento, consiste en la división de tareas, de forma que la propia división no elimine las relaciones existentes entre los propios trabajadores. La importancia de la coordinación y de la integridad de los trabajadores, se resume en una relación directa entre el que dirige y sus subordinados. No dejando atrás, una de las relaciones más básicas e importantes en esta última etapa, hablamos de la relación informal. Y para que exista ésta última, en la empresa debe existir buen ambiente de trabajo y una proliferación de unión persona y compañerismo entre los trabajadores.
            El conseguir transformar el conjunto como unidad, beneficia a la empresa, ya que cada trabajador conoce su función mejor y la de sus compañeros, creando un sistema de relaciones y dependencias, uniendo lo que la propia división del trabajo ha separado.

Dispositivos de enlace

Son una serie de mecanismos utilizados para fomentar la adaptación mutua dentro de las unidades. Surgen por inconvenientes que se presentan en la interrelación entre los distintos departamentos, y se establecen para evitar la ampliación de la estructura. En general, se pueden definir 4 tipos de dispositivos de enlaces:.      

Puestos de enlace: Se crea para coordinar el trabajo de dos unidades, encauzando directamente la comunicación sin tener que recurrir a las vías verticales. El puesto carece de autoridad formal, pero, al servir el individuo que lo ocupa de encrucijada en las vías de comunicación, se convierte en un centro neurálgico de la organización, dotado de un considerable poder informal.

Lawrence y Lorsch (1967) señalan en su estudio que, cuando el trabajo de las unidades está claramente diferenciado,  con interdependencias que conducen a problemas de comunicación, las organizaciones tienden a crear puestros de enlace. Dichos autores descubrieron también que el éxito de estos puestos radica en los conocimientos especializados, y no en el status, y que los buenos individuos de enlace suelen desarrollar orientaciones temporales, interpersonales y de objetivos que quedan a medio camino entre las correspondientes a las distintas unidades de cuyo trabajo vinculan.

2.  Grupos de trabajo y comités permanentes: Constituyen reuniones, que son el principal vehiculo utilizado en la organización para facilitar la adaptación mutua. Existen muchos tipos de reuniones, algunas improvisadas en pasillos y otras concebidas por necesidad. En el momento en el que la organización institucionaliza la reunión, se convierte en una estructura formal, lo cual sucede  cuando se requiere un contacto extenso y bastante regular entre los miembros  de distintas unidades para comentar los problemas comunes. Existen dos tipos de dicha institucionalización, uno es el grupo de trabajo y el otro el comité de permanente.

-El grupo de trabajo es un comité convocado para cumplir una tarea determinada y desagruparse tras su cumplimiento, es provisional y se efectúa en tiempos de gran incertidumbre.

-El comité permanente es una agrupación más estable entre distintos departamentos, convocándose con regularidad para comentar temas de interés.

3.   Directivos integradores: Cuando se necesita mas coordinación por adaptación mutua de la que pueden proporcionar los puestos de enlace, de los grupos de trabajo y los comités permanentes, la organización puede nombrar a un directivo integrador, creando un puesto de enlace dotado de autoridad formal. Un nuevo individuo, acompañado  a veces de su unidad, es superpuesto sobre la antigua estructura de departamentos, siéndole conferido cierto poder que estaba antes en manos de los distintos departamentos, poder necesario para integrar las actividades de las unidades organizativas cuyos mayores objetivos y lealtades no suelen coincidir con os objetivos del sistema global.

El poder formal del directivo integrador siempre comprende algunos aspectos de los procesos de decisión que corresponden a distintos departamentos, pero nunca se extiende a la autoridad formal sobre el personal de cada departamento (lo que lo convertiría en jefe de departamento en vez de directivo integrador). Así pues, para controlar su comportamiento, el directivo integrador tiene que utilizar su autoridad de decisión y, lo que es más importante todavía, sus poderes de persuasión y de negociación. Galbraith (1973) enumera tres etapas en la extensión del poder de decisión del directivo integrador:
-en la primera, se le puede conceder el poder necesario para aprobar las decisiones tomadas, revisando, por ejemplo, los presupuestos de los departamentos.
-en la segunda, puede participar en el proceso de decisión antes de que concluya, como pueda ser si desarrolla un presupuesto que luego someterá a la aprobación de los departamentos
-la última etapa, se le puede otorgar un control del proceso de decisión, como cuando determina el presupuesto y paga a los distintos departamentos para el uso de sus recursos.

4. Estructura matricial: Por último, el dispositivo de enlace más complejo se llama la estructura matricial, la empresa se estructura de forma que se integran dos bases de agrupación distinta: funcional y de mercado, por tanto hay un sistema de autoridad doble: jefe de función y jefe de producto o proyecto.
Las estructuras matriciales pueden ser:      

-Fijas: las interdependencias permanecen estables y las personas también son fijas (por ejemplo: empresa con 3 productos y 3 funciones: Producción, marketing y otro).

-Variable: hay varias funciones pero los proyectos varían. Cuando cambia el proyecto cambia las personas que lo integran.

La estructura matricial es aconsejable en actividades nuevas o cuando se dan muchas interdependencias entre los departamentos. Requiere que haya habilidades interpersonales desarrolladas (facilidad de comunicación, de coordinación), que haya tolerancia a la ambigüedad (saber trabajar con varios  jefes distintos). Dicha estructura implica la mayor capacidad de coordinación.

La estructura matricial y la coordinación es importante que se dé sobre todo a nivel de línea media (será interesante que aparezcan directivos integradores, grupos de trabajo, etc.).

No hay comentarios: