Para
definir los elementos esenciales de la organización, antes debemos conocer qué
es la organización y cómo la definían algunos autores. Así veremos desde
distintos puntos de vista, la idea de organización, ampliando nuestro
significado del término.
Autores
como Simón Andrade Espinoza, dicen que la organización es "la
acción y el efecto de articular, disponer y hacer operativos un conjunto de
medios, factores o elementos para la consecución de un fin concreto".
Otros autores, complementan la definición, como la aportación en conjunto de
diversos autores como Porter, Lawler y Hackman. En ella, estos autores afirman que:
“las organizaciones están compuestas de individuos o grupos, en vistas a
conseguir ciertos fines y objetivos, por medio de funciones diferenciadas que
se procura que estén racionalmente coordinadas y dirigidas y con una cierta
continuidad a través del tiempo”
Si nos
fijamos en instituciones, podemos citar la de American Marketing Association
(A.M.A.) sobre la organización: "cuando es
utilizada como sustantivo, implica la estructura dentro de la cual, las
personas son asignadas a posiciones y su trabajo es coordinado para realizar
planes y alcanzar metas". Otra
definición es la incorporada en el Diccionario de la Real Academia
Española, mencionando que la organización es una
"asociación de personas regulada por un conjunto de normas en función de
determinados fines"
Con
estas definiciones podemos sacar los elementos necesarios para que una
organización se considere como tal. Para ello debe poseer los siguientes
elementos: un grupo humano, recursos y uno fines y objetivos por alcanzar.
La
combinación de estos elementos, haciendo que la relación se lleve a cabo
resaltando sus características diferenciadoras , de tal manera que si no coexisten
no se trate de una organización, hablamos de: la división del trabajo, el
proceso de dirección y la posibilidad de remoción y sustitución del recurso humano. Para que estos elementos
puedan combinarse, deben existir con orden cronológico, las siguientes partes
de la organización:
-la
existencia de un objetivo común
-un
conjunto de hombres y medios
-existencia
de un esfuerzo combinado
-sistema
de Dependencias y Relaciones
De la manera en la que estén
combinadas las anteriores partes, poseyendo un equilibrio eficiente y eficaz
respecto al entorno, podremos asegurar una buena organización para la empresa.
1.
La existencia de un objetivo común
Elemento
primordial, que proporciona la identidad a una empresa. El objetivo aúna los
intereses y capacidades de cada trabajador, encauzándolos hacia una dirección
común entre la empresa y sus trabajadores.
El
objetivo, rara vez se suele adoptar después de forma que se forme la
asociación, lo más común es tener primero el objetivo y después formar la
asociación. En caso contrario, primero se asociarían las personas y
posteriormente dirigirían el conjunto de sus esfuerzos a un fin común.
No
siempre, todos los trabajadores comparten el objetivo de la empresa, de hecho
lo raro es que el conjunto al completo posea el mismo pensamiento.
Otro
dato a tener en cuenta es que el objetivo, va evolucionando respecto al entorno
en el que se encuentra y el tiempo transcurrido. Según vaya avanzando la empresa, alcance o no
el objetivo, este va cambiando y adaptándose a las circunstancias actuales.
2.
Un conjunto de hombres y medios.
Detrás
del objetivo se encuentra la asociación formada por personas y el conjunto de
medios técnicos, financieros y competentes que forman la organización por
definición.
En el
caso de las personas, están adheridas a la empresa por contrato expresamente
voluntario, y nadie les obliga a haber elegido dicha empresa. Una vez
pertenezca a la asociación, tiene unos derechos y deberes impuestos que debe
cumplir como fin al objetivo común.
Los
medios que conforman la empresa, son adquiridos y utilizados dependiendo de la
necesidad de la empresa para perseguir su objetivo.
3.
Existencia de un esfuerzo combinado
Consiste en una combinación medida y estudiada del
conjunto de personas y medios, de manera que la coexistencia mutua guie al
éxito y por consiguiente al logro del objetivo. Esto se lleva a cabo mediante
una compensación regulada, complementando las carencias de ambos. Todo ello se
resume, en que el ambos elementos, tanto el humano como el de medios, en un
conjunto ordenado y complementario, pueden hacer cumplir su objetivo.
4.
Sistema de Dependencias y Relaciones.
El último y más importante
elemento, consiste en la división de tareas, de forma que la propia división no
elimine las relaciones existentes entre los propios trabajadores. La
importancia de la coordinación y de la integridad de los trabajadores, se
resume en una relación directa entre el que dirige y sus subordinados. No
dejando atrás, una de las relaciones más básicas e importantes en esta última
etapa, hablamos de la relación informal. Y para que exista ésta última, en la
empresa debe existir buen ambiente de trabajo y una proliferación de unión
persona y compañerismo entre los trabajadores.
El conseguir transformar el conjunto como unidad,
beneficia a la empresa, ya que cada trabajador conoce su función mejor y la de
sus compañeros, creando un sistema de relaciones y dependencias, uniendo lo que
la propia división del trabajo ha separado.
Dispositivos
de enlace
Son una serie de mecanismos
utilizados para fomentar la adaptación mutua dentro de las unidades. Surgen por
inconvenientes que se presentan en la interrelación entre los distintos
departamentos, y se establecen para evitar la ampliación de la estructura. En
general, se pueden definir 4 tipos de dispositivos de enlaces:.
Puestos
de enlace: Se crea para coordinar el trabajo de dos
unidades, encauzando directamente la comunicación sin tener que recurrir a las
vías verticales. El puesto carece de autoridad formal, pero, al servir el
individuo que lo ocupa de encrucijada en las vías de comunicación, se convierte
en un centro neurálgico de la organización, dotado de un considerable poder
informal.
Lawrence
y Lorsch (1967) señalan en su estudio que, cuando el trabajo de las unidades
está claramente diferenciado, con
interdependencias que conducen a problemas de comunicación, las organizaciones
tienden a crear puestros de enlace. Dichos autores descubrieron también que el
éxito de estos puestos radica en los conocimientos especializados, y no en el
status, y que los buenos individuos de enlace suelen desarrollar orientaciones
temporales, interpersonales y de objetivos que quedan a medio camino entre las
correspondientes a las distintas unidades de cuyo trabajo vinculan.
2. Grupos
de trabajo y comités permanentes: Constituyen reuniones, que son
el principal vehiculo utilizado en la organización para facilitar la adaptación
mutua. Existen muchos tipos de reuniones, algunas improvisadas en pasillos y
otras concebidas por necesidad. En el momento en el que la organización
institucionaliza la reunión, se convierte en una estructura formal, lo cual
sucede cuando se requiere un contacto
extenso y bastante regular entre los miembros
de distintas unidades para comentar los problemas comunes. Existen dos
tipos de dicha institucionalización, uno es el grupo de trabajo y el otro el comité
de permanente.
-El grupo de trabajo es un comité convocado para cumplir una tarea
determinada y desagruparse tras su cumplimiento, es provisional y se efectúa en
tiempos de gran incertidumbre.
-El comité permanente es una agrupación más
estable entre distintos departamentos, convocándose con regularidad para
comentar temas de interés.
3. Directivos integradores: Cuando
se necesita mas coordinación por adaptación mutua de la que pueden proporcionar
los puestos de enlace, de los grupos de trabajo y los comités permanentes, la
organización puede nombrar a un directivo integrador, creando un puesto de
enlace dotado de autoridad formal. Un nuevo individuo, acompañado a veces de su unidad, es superpuesto sobre la
antigua estructura de departamentos, siéndole conferido cierto poder que estaba
antes en manos de los distintos departamentos, poder necesario para integrar
las actividades de las unidades organizativas cuyos mayores objetivos y
lealtades no suelen coincidir con os objetivos del sistema global.
El
poder formal del directivo integrador siempre comprende algunos aspectos de los
procesos de decisión que corresponden a distintos departamentos, pero nunca se
extiende a la autoridad formal sobre el personal de cada departamento (lo que
lo convertiría en jefe de departamento en vez de directivo integrador). Así
pues, para controlar su comportamiento, el directivo integrador tiene que
utilizar su autoridad de decisión y, lo que es más importante todavía, sus
poderes de persuasión y de negociación. Galbraith (1973) enumera tres etapas en
la extensión del poder de decisión del directivo integrador:
-en la
primera, se le puede conceder el poder necesario para aprobar las decisiones
tomadas, revisando, por ejemplo, los presupuestos de los departamentos.
-en la
segunda, puede participar en el proceso de decisión antes de que concluya, como
pueda ser si desarrolla un presupuesto que luego someterá a la aprobación de
los departamentos
-la
última etapa, se le puede otorgar un control del proceso de decisión, como
cuando determina el presupuesto y paga a los distintos departamentos para el
uso de sus recursos.
4. Estructura
matricial: Por último, el dispositivo
de enlace más complejo se llama la estructura matricial, la empresa se
estructura de forma que se integran dos bases de agrupación distinta: funcional
y de mercado, por tanto hay un sistema de autoridad doble: jefe de función y
jefe de producto o proyecto.
Las
estructuras matriciales pueden ser:
-Fijas: las
interdependencias permanecen estables y las personas también son fijas (por
ejemplo: empresa con 3 productos y 3 funciones: Producción, marketing y otro).
-Variable: hay
varias funciones pero los proyectos varían. Cuando cambia el proyecto cambia
las personas que lo integran.
La
estructura matricial es aconsejable en actividades nuevas o cuando se dan
muchas interdependencias entre los departamentos. Requiere que haya habilidades
interpersonales desarrolladas (facilidad de comunicación, de coordinación), que
haya tolerancia a la ambigüedad (saber trabajar con varios jefes distintos). Dicha estructura implica la
mayor capacidad de coordinación.
La
estructura matricial y la coordinación es importante que se dé sobre todo a
nivel de línea media (será interesante que aparezcan directivos integradores,
grupos de trabajo, etc.).
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